Veel organisaties zeggen dat het creëren en bewaren van kennis over evoluerende werknemers belangrijk of zeer belangrijk is voor hun succes in de komende jaren. Toch zijn maar weinig organisaties in staat om hun kennis goed te managen. Ze zien het belang, maar zijn niet paraat.
Wat is er nodig voor een goed kennismanagement-ecosysteem? En hoe komt het dat nog veel bedrijven nog niet zo ver zijn?
De behoefte aan effectiever kennisbeheer neemt zeer snel toe
In het digitale, hyperconnected tijdperk verzamelen en genereren organisaties een ‘tsunami van data’. Zo werden in 2019 dagelijks meer dan 293 miljard e-mails verstuurd en ontvangen. Maar volgens een wereldwijd onderzoek onder 1.300 business- en IT-managers blijft gemiddeld 55 procent van de bedrijfsgegevens ongebruikt.
Die kennis bevindt zich niet langer alleen in databases, wachtend om gebruikt te mogen worden, maar is dynamisch aanwezig, verspreid over de verschillende digitale communicatiekanalen. Iedere werkdag wordt bijna onzichtbaar kennis gedeeld en gecreeerd, gedurende vele kleine workflows.
Bovendien zijn werknemers dynamischer geworden. Ze verplaatsen zich meer dan ooit over banen, projecten, teams, regio’s en organisaties en nemen daarbij kritische kennis mee.
Kennis is dus overvloedig, verspreid en beweeglijk. Maar wanneer de kennis ontoegankelijk is profiteert de organisatie niet van het enorme potentieel.
Modern kennisbeheer gaat veel verder dan contextualiseren
Om kennis toegankelijk te maken moet deze nog steeds worden voorzien van een context: verzamelen, organiseren en indexeren blijven van belang. Nieuwe technologie maakt het mogelijk om deze pocessen efficienter uit te voeren.
Maar er is nog iets nodig: de kennis moet als het ware door de systemen van een organisatie heen worden geduwd, met als doel om teams te helpen bij het ondersteunen en het oplossen van problemen en om werknemers te helpen bij het innoveren en het ontdekken en het verkrijgen van nieuwe inzichten.
Geavanceerde technologie kan ervoor zorgen dat de juiste kennis op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is, waardoor mensen hun volledige potentieel kunnen bereiken. Op die manier is de aanwezige kennis niet alleen optimaal beschikbaar, maar bevordert zij ook de creatie van nieuwe kennis.
Technologie die de kennis door het systeem ‘duwt’
Opkomende AI-mogelijkheden, zoals natuurlijke taalverwerking, kunnen inhoud automatisch indexeren en combineren op verschillende platforms.
Deze zelfde technologieën kunnen de informatie ook taggen en organiseren. Ze kunnen automatisch contextuele metadata genereren. Hiermee wordt de kennis toegankelijk.
En in de meest geavanceerde toepassingen kunnen AI-technologieën die contextualiserende informatie naar de verschillende teams en systemen van een organisatie brengen, waardoor de intelligentie door netwerken van mensen kan stromen terwijl ze werken om inzichten te ontdekken en problemen in realtime op te lossen.
Hoe definieert jouw organisatie “kennismanagement”?
- Kennis delen: documenteren en verspreiden
- Kennis behouden: een database voor toekomstige toegang en gebruik
- Kennis creëren: ontwikkelen van nieuwe diensten, oplossingen, producten of processen
- Kennis omzetten in waarde: kennis koppelen aan actie
Kennis is niet langer een interne database die werknemers af en toe bezoeken om informatie te zoeken. Kennis is de verbinding tussen alle verschillende teams, systemen en netwerken van een organisatie, waardoor alles wat de organisatie doet, wordt verhoogd en aanscherpt. Het duwt proactief de juiste informatie naar de juiste persoon op het juiste moment, en het versnelt het leren door automatisch de expertise te leveren die mensen nodig hebben om belangrijke vaardigheden en capaciteiten te kunnen ontwikkelen.
Philips bewijst dat dit geen droombeeld is maar realiteit kan zijn
Philips lanceerde een nieuw kennismanagementplatform als onderdeel van zijn inspanningen om een productgebaseerd bedrijf om te vormen tot een op oplossingen gebaseerd bedrijf. Doel was om tijd van werknemers te besparen en silo’s af te breken. Een mooie uitdaging met bijna 80.000 werknemers, 17 markten en meer dan 30 bedrijven.
De tagging-mechanismen van het platform verbinden werknemers eenvoudig met artikelen, whitepapers, tips en trucs, openbare gemeenschappen en experts op basis van hun specifieke interesses en behoeften. Dit levert enorme tijdsbesparing op: accountmanagers en sales engineers besteden nu minder uren per week aan het zoeken naar informatie.
Philips maakt niet alleen gebruik van kennismanagement om de tijd die managers en sales engineers spenderen om naar informatie te zoeken, te verminderen. Het maakt gebruik van een kennismanagement-ecosysteem om nieuwe manieren van technische oplossingen voor zijn klanten te creëren. Deze verschuiving in focus vond plaats toen leiders zich realiseerden dat kansen verloren gingen door het niet delen van nieuwe diensten en oplossingen in verschillende markten.
Er is meer nodig dan een goede infrastructuur
De waarde van kennis moet ook opnieuw worden gedefinieerd; culturele barrières moeten worden doorbroken. In een wereld waar kennis gelijk staat aan macht, hebben veel werknemers het gevoel dat vasthouden aan hun gespecialiseerde kennis hen in staat stelt hun waarde veilig te stellen. Het is dus zaak om de overtuiging ‘kennis is macht’ te vervangen door ‘kennis delen is macht’.
Organisaties kunnen een ethos cultiveren dat mensen helpt te herkennen dat het delen van hun kennis hen relevanter en waardevoller maakt. Deze menselijke kant van kennismanagement is een uitdaging voor veel organisaties.
Kennismanagement vraagt om de combinatie van twee systemen
Snelle technologische ontwikkelingen maken het noodzakelijk én mogelijk om een kennismanagement-ecosysteem te creëren. Kennismanagement evolueert van een een statische, back-office activiteit gericht op het documenteren en opslag van informatie naar een dynamisch, AI-aangedreven platform dat organisaties in staat stelt om effectiever dan ooit kennis te creëren, te begrijpen en toe te passen.
Om te kunnen profiteren van deze opkomende technologieën, moeten organisaties twee kritieke elementen met elkaar in verband brengen: de fysieke systemen en infrastructuren ter ondersteuning van de technologie, en de processen, prikkels en cultuur die mensen aanmoedigen om het te gebruiken.
Organisaties die op beide fronten slagen, zullen goed gepositioneerd zijn om kennis te creëren en te handelen op een manier die tastbare resultaten oplevert. Dan wordt kennis als water dat doordringt tot in alle vezels van de organisaties, en alles laat groeien.
